Sind Meetings Zeitverschwendung?

23. August 2011 — Leave a comment

Meetings sind verhasst. Jeder sitzt mehr oder weniger Zeit in ihnen ab, aber niemand ist glücklich darüber. Selbst wenn sie nicht direkt als „sinnlose Zeitverschwendung“ abgestempelt werden, so sind Meetings doch zumindest als Produktivitätskiller verschrien.

Aber stimmt das wirklich? Halten Meetings automatisch die Beteiligten von der Arbeit ab? In vielen Firmen, vor allem großen Konzernen, ist das mit Sicherheit der Fall, aber man kann etwas dagegen tun!

Scott Belsky macht in seinem Buch Making Ideas Happen einige sehr konkrete Vorschläge wie man Meetings produktiver gestalten kann. Auch Josh Kaufmann hat auf der Seite des The Telegraph vor einige Tagen einen guten Artikel veröffentlicht wie man besser mit Meetings umgeht.

Statusmeetings abschaffen

Beide sind sich einig, dass man den Großteil der Meetings einfach abschaffen sollte, z.B. reine Statusmeetings, die nur dem Informationsaustausch dienen. Ich denke durch den Einsatz von Kollaborations-Tools kann man Transparenz erzeugen, die viele Meetings überflüssig macht. Auch ein internes soziales Netz kann hier sicher Abhilfe schaffen.

Teilnehmerkreis möglichst klein halten

Zu Besprechungen sollte nur eingeladen werden, wenn wirklich eine Entscheidung zu treffen ist oder Aufgaben zu vergeben sind. Das heisst die Teilnehmer sollten entweder unmittelbar für die Entscheidung notwendig sein oder mit weiteren Aufgaben aus dem Meeting herausgehen. Ist das nicht der Fall, haben sie ziemlich sicher gerade einige Zeit „verloren“.

Spontane Themen vermeiden

Und auch wenn man einen Raum nur stundenweise buchen kann, ist es besser das Meeting zu beenden sobald alles zum eigentlichen Thema gesagt ist. Nur sitzen zu bleiben und versuchen noch etwas anderes zu besprechen macht selten Sinn. Die Teilnehmer konnten sich nicht auf das spontane Thema vorbereiten und meistens haben sowieso nicht alle gerade Anwesenden etwas damit zu tun. Es sollte also einen neuen Termin zu vereinbart werden.

In den letzten Wochen habe ich verstärkt auf meine eigenen Besprecheungen geachtet und ich kann jeden Punkt bestätigen. Wie sieht es mit euch aus? Leidet ihr noch unter regelmäßigen Statusmeetings oder habt ihr schon eine flexiblere Meeting-Kultur etabliert?

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