Tag Archive - gettingthingsdone

Sind Meetings Zeitverschwendung?

August 23, 2011 in Bücher, Produktivität, Projektmanagement mit keinem Kommentar

Meetings sind verhasst. Jeder sitzt mehr oder weniger Zeit in ihnen ab, aber niemand ist glücklich darüber. Selbst wenn sie nicht direkt als “sinnlose Zeitverschwendung” abgestempelt werden, so sind Meetings doch zumindest als Produktivitätskiller verschrien.

Aber stimmt das wirklich? Halten Meetings automatisch die Beteiligten von der Arbeit ab? In vielen Firmen, vor allem großen Konzernen, ist das mit Sicherheit der Fall, aber man kann etwas dagegen tun!

Scott Belsky macht in seinem Buch Making Ideas Happen einige sehr konkrete Vorschläge wie man Meetings produktiver gestalten kann. Auch Josh Kaufmann hat auf der Seite des The Telegraph vor einige Tagen einen guten Artikel veröffentlicht wie man besser mit Meetings umgeht.

Statusmeetings abschaffen

Beide sind sich einig, dass man den Großteil der Meetings einfach abschaffen sollte, z.B. reine Statusmeetings, die nur dem Informationsaustausch dienen. Ich denke durch den Einsatz von Kollaborations-Tools kann man Transparenz erzeugen, die viele Meetings überflüssig macht. Auch ein internes soziales Netz kann hier sicher Abhilfe schaffen.

Teilnehmerkreis möglichst klein halten

Zu Besprechungen sollte nur eingeladen werden, wenn wirklich eine Entscheidung zu treffen ist oder Aufgaben zu vergeben sind. Das heisst die Teilnehmer sollten entweder unmittelbar für die Entscheidung notwendig sein oder mit weiteren Aufgaben aus dem Meeting herausgehen. Ist das nicht der Fall, haben sie ziemlich sicher gerade einige Zeit “verloren”.

Spontane Themen vermeiden

Und auch wenn man einen Raum nur stundenweise buchen kann, ist es besser das Meeting zu beenden sobald alles zum eigentlichen Thema gesagt ist. Nur sitzen zu bleiben und versuchen noch etwas anderes zu besprechen macht selten Sinn. Die Teilnehmer konnten sich nicht auf das spontane Thema vorbereiten und meistens haben sowieso nicht alle gerade Anwesenden etwas damit zu tun. Es sollte also einen neuen Termin zu vereinbart werden.

In den letzten Wochen habe ich verstärkt auf meine eigenen Besprecheungen geachtet und ich kann jeden Punkt bestätigen. Wie sieht es mit euch aus? Leidet ihr noch unter regelmäßigen Statusmeetings oder habt ihr schon eine flexiblere Meeting-Kultur etabliert?

Barcamp Stuttgart 3: Meine Erwartungen

August 17, 2010 in Barcamps, Veranstaltungen mit keinem Kommentar

Nachdem ich letztes Jahr mit dem Barcamp in Nürnberg mein erstes Barcamp überhaupt besucht hatte, war mir nicht so ganz klar, ob dieses Format wirklich was für mich ist. Nürnberg hatte zum einen wirklich gute Sessions, aber zum anderen war die Atmosphäre dann doch etwas ungewohnt.

Eigentlich wollte ich deswegen nicht mehr so schnell auf ein Barcamp gehen, aber das Stuttgarter ist ja direkt ums Eck und der Termin passt mir auch ganz gut, weil ich da nichts besseres zu tun habe. Allerdings hab ich mir vorgenommen im Vorfeld meine Erwartungen ganz konkret zu formulieren und danach genauer zu sehen, wie diese Veranstaltung abgeschnitten hat.

Alte Bekannte

Nach meinen fast zwei Jahren in Nürnberg, in denen ich sowohl auf Webmontagen, als auch einem Startup Weekend und dem Barcamp war, habe ich natürlich auch die Teilnehmerliste des Stuttgarter Barcamps nach bekannten Gesichtern durchsucht. Ich wurde schnell fündig und so freue ich mich drauf wieder mal ein paar Nürnberger zu sehen.

Neue Gesichter

Einer der Hauptgründe für mich auf eine Veranstaltung zu gehen sind immer die Leute, die ich noch nicht kenne. Denn genau die will ich kennenlernen!

Wenn sich 150 Menschen mit den unterschlichsten Hintergründen und Interessen auf einer völlig ungezwungenen und freien Veranstaltung ein Wochenende zusammensetzen, müssen fast zwangsläufig interessante Gespräche entstehen und neue Kontakte geknüpft werden.

Allerdings liegt das Hauptaugenmerk auch auf “interessant”. Mein Ziel ist es nicht 100+ neue Kontakte in Twitter, Facebook oder Xing zu haben, einige wenige, mit denen ich dafür auch nach dem Barcamp noch intensiveren Kontakt habe, sind mir lieber. Umso besser, wenn sie dann noch aus der Stuttgarter Gegend kommen.

Abwechslungsreiche Sessions

Die Menschen sind für mich zwar wirklich das wichtigste auf einem Barcamp. Aber natürlich komme ich auch dahin um neues Wissen mitzunehmen. Neben technik-orientierten Sessions, die mir eher beruflich etwas bringen, hoffe ich vor allem auch darauf über meinen eigenen Tellerrand blicken zu können. Auf dem Nürnberger Barcamp gewährte uns z.B. eine Krankenschwester Einblick in ihren Alltag oder es gab eine Session zum allseits beliebten Thema “Getting Things Done“.

Natürlich denke ich auch wieder darüber nach eine eigene Session anzubieten. Ein paar Ideen hätte ich schon, aber ob ich Zeit habe sie auch noch auszuarbeiten und dann anzubieten steht noch in den Sternen. Vielleicht wird es ja eher eine spontane Diskussions-Session?

Wir haben Spaß!

Wenn die vorherigen Punkte alle passen, sollte der letzte eigentlich schon gegeben sein. Denn mit den richtigen Leuten und interessanten Themen, ist Spaß an einem Barcamp nicht weit weg. Ich brauche keine albernen Chat-Roulette oder Guitar-Hero Sessions. Da sind mir ausreichend Pausen, gute Laune und eine allgemein lockere Atmosphäre wichtiger.

Irgendwelche anderen Ansprüche bezüglich Catering, Location oder Freebies, habe ich wirklich nicht. Ich finde es immer noch klasse, dass Barcamps nichts kosten und wie sie überhaupt organisiert werden. Wenn das Sponsoring halt nicht für mehr als eine Grundversorgnung an Essen und Getränken reicht, dann soll es so sein. Und selbst wenn man sich mal beim Bäcker nebenan seine Semmeln selbst kaufen muss, finde ich nicht, dass das der Sache den Spaß raubt.

x17: Die offline Alternative zu Google Calendar und Co.

April 19, 2010 in Produktivität mit 2 Kommentare

Dank meines neuen Arbeitsplatzes habe ich nicht mehr überall einen Computer dabei oder uneingeschränkt Zugriff auf das Internet. Also musste ich mich nach einer Alternative umsehen, die handlich ist, Google Calendar und Remember The Milk gleichzeitig ersetzen kann und mir natürlich auch noch gefallen muss.

Mein erster Gedanke war zu Moleskine zu greifen. Da ich davon aber mehrere mit mir hätte rumtragen müssen und sie in meinen Augen noch ziemlich teuer sind, war Moleskine recht schnell aus dem Rennen.

Als nächstes habe ich mir in einem Schreibwarenladen verschiedene Ringbücher angesehen. Die sind zwar sehr flexibel und man hat sowohl Kalender als auch Adressen und Notizen in einem, aber dafür nerven diese Ringe ständig beim Schreiben und nehmen viel Platz weg.

Damit war ich etwas ratlos und hab angefangen einfach einmal bei Amazon nachzusehen, was es in der Richtung vielleicht noch an eher ungewöhnlichen Lösungen gibt. Und genau so eine habe ich mit x17, dem “einzig richtigen Ringbuch”, dann auch gefunden.

x17 verwendet Gummiringe um, je nach Größe, bis zu vier verschiedene “Hefte” als Einlagen in einem Umschlag zu halten. Es gibt viele unterschiedliche Kalender-Formate, Notizen, eine Einlage für Adressen, Einlagen speziell für Lehrer und viele mehr. Die Auswahl an sechs verschiedenen Umschlägen in unterschiedlichen Farben lässt dann kaum mehr Wünsche offen.

Diese Möglichkeiten für meine individuelle Zusammenstellung plus die Tatsache, dass x17 komplett in Deutschland gefertigt wird, haben mich auch den relativ hohen Preis vergessen lassen.

Ich habe daraufhin die NylSkin-Variante in A5 bestellt und nach drei Wochen Praxis-Test bin ich wirklich überzeugt von dem Produkt.
Dank jeweils zwei Einlagen für den Kalender und zwei mit rein weißem Papier habe ich genug Platz für meine Termine und Notizen. Besonders gut für mich ist der extra Platz für Aufgaben unter dem eigentlichen Kalender. Damit wird “Getting Things Done” auch noch unterstützt.
Im Umschlag sind vorne Fächer für Plastik- oder Visitenkarten und hinten ein größeres Fach, wie man es auch von Moleskine her kennt.

In meinem Fall sieht es also so aus, als wäre x17 wirklich die Alternative zu meinen bisherigen Online-Lösungen. Es kann jedenfalls kaum schaden sich diese flexiblen kleinen Helfer einmal genauer anzusehen.

Remember the Milk mit Smart Add

September 10, 2009 in Produktivität, Software mit keinem Kommentar

Remember the Milk, für mich das perfekte Tool zum verwalten meiner Aufgaben, wurde jetzt noch besser. Über die neue Smart Add Funktion können jetzt auch Aufgaben und alle Eigenschaften dafür in einer einzigen Textbox erfasst werden. Die einzelnen Eigenschaften werden über verschiedene Sonderzeichen angesprochen. RtM unterstützt die Eingabe ziemlich intelligent mit zu den Sonderzeichen passenden Auswahllisten sobald man zu tippen anfängt.

! legt die Priorität fest.
# kann beliebig oft für Tags und Listen genutzt werden.
^ markiert das Datum wann eine Aufgabe abgeschlossen sein muss.
= wird für die geschätzte Dauer einer Aufgabe verwendet.

Auf dem offiziellen Blog von RtM gibt es eine Liste von allen verfügbaren Zeichen mit einer ausführlicheren Erklärung.